Comment faire une visioconférence ?

À l'ère du télétravail, la visioconférence est plus que jamais d'actualité. Elle permet de maintenir le lien entre les collaborateurs à distance, mais aussi avec la famille, les amis... Mais devant l'avalanche de solutions disponibles, ce n'est pas si facile pour tout le monde : alors, comment faire une bonne visioconférence ?

Publié le Vendredi 24 Septembre 2021 par SOLUTIONS PROFESSIONNELLES, VISIOCONFÉRENCE, VIDÉO CONFÉRENCE, RÉUNION À DISTANCE

Index
Même si vous pensez avoir la réponse, cette page devrait permettre de répondre à tous vos doutes, et à améliorer la qualité de vos visioconférences. Notamment :

• De quoi ai-je besoin pour faire une visioconférence ?
• Quel logiciel choisir ?
• Comment faire une visioconférence gratuite ?
• Comment préparer, organiser et envoyer les invitations ?
• Comment rejoindre une visioconférence le jour J ?
• Comment partager des fichiers en visioconférence ?
Quel matériel pour faire une visioconférence ?

Quel matériel pour faire une visioconférence ?

A priori, il n'a jamais été aussi simple de faire une visioconférence. Et pourtant, de nombreuses réunions sont rendues désagréables à cause de matériel inadapté ou mal utilisé. On l'affirme, il est possible de faire une bonne visioconférence avec un smartphone ou un simple ordinateur connecté à internet ! Et pour équiper une salle de réunion aussi, il existe des solutions simples et efficaces. Voici le matériel nécessaire pour faire une vidéo-conférence à distance, de chez vous ou depuis une salle de réunion.

Faire une visioconférence avec son ordinateur portable

L'ordinateur portable est l'outil le plus utilisé pour participer à une réunion en visioconférence. L'avantage, c'est qu'il est déjà équipé de série avec une webcam intégrée, un micro, un écran et un système de diffusion.

L'inconvénient, c'est que votre ordinateur est peut-être limité au niveau de la qualité de captation vidéo. On peut facilement la booster en investissant dans du matériel simple. Une petite webcam HD, Full HD ou 4K vous permettront de faire passer la qualité de vos réunions en visioconférence au niveau supérieur, idéal pour le télétravail.

Faire une visioconférence avec son smartphone

Le smartphone aussi peut servir à participer à une visioconférence. Pour cela, la qualité de la caméra frontale est vitale. D'où que vous êtes, il vous suffira d'ouvrir le lien d'invitation et rejoindre une réunion en vidéo, à distance (voir ci-dessous « comment se connecter à une visioconférence avec un smartphone »).

Pour faire de la visioconférence sur smartphone, il est presque toujours nécessaire d'installer une application. Google Meet, Skype, Zoom, Whatsapp, Messenger... Toutes se déclinent en versions iOS pour iPhone, ou Android pour les autres marques. Une fois la solution de visio installée, vous n'aurez plus qu'à cliquer sur le lien vers la réunion et commencer à converser.

3 Conseils pour avoir une bonne image avec un smartphone ou un ordinateur

Cadrage
Placez la caméra à hauteur de vos yeux, ni trop haut, ni trop bas. Évitez aussi de couper le haut ou le bas de la tête. Pour cela, vous pouvez utiliser un pied, un support, ou même quelques boîtes en carton pour que votre smartphone ou ordinateur soit à la bonne hauteur.

Fond
Portez une grande attention au fond qui est derrière vous. Il doit être propre, équilibré et sans distraction. En dernier recours, utilisez un fond d'écran détouré automatiquement, comme le proposent maintenant les principaux logiciels de visioconférence.

Éclairage
La lumière, c'est le critère qu'on néglige trop souvent lorsqu'on fait des visioconférences. Efforcez-vous de vous éclairer d'une lumière douce, en approchant une lampe si nécessaire, et évitez les contre-jours. Si vous le pouvez, investissez dans un petit projecteur pour photographes.

Enfin, dernier conseil : l'image que vous envoyez n'est jamais aussi bonne que votre bande passante. Une connexion WiFi ou 4G/5G performante sera indispensable pour avoir une bonne résolution et un bon son, des deux côtés de la visioconférence.

Équiper une salle de réunion pour la visioconférence

La visioconférence en entreprise passe par du matériel pour salle de réunion. Avec plusieurs participants dans la pièce, il est essentiel de blinder la qualité de l'audio et de l'image, en captation comme en diffusion, pour avoir une réunion inclusive, productive et aussi efficace qu'en présentiel.

Les solutions pour déployer la visioconférence en salle de réunion sont faciles à mettre en place. Vous connectez les périphériques à un ordinateur, qui fait tourner un logiciel type Skype, Zoom ou Meet. L'indispensable, c'est l'écran, ou moniteur pour salle de réunion. Ensuite, on va disposer une caméra de visioconférence, des haut-parleurs, un ou plusieurs microphones... Ainsi qu'en option, un système de partage de contenu pour abolir les distances et travailler à plusieurs. Vous voulez tout savoir ? Toutes les infos sont dans notre guide du matériel de visioconférence pour salle de réunion.

Vous n'avez pas le temps de tout lire ? Voici l'essentiel ! Si vous avez déjà un moniteur, le plus simple est d'acheter un kit de visioconférence. Ce type de pack inclut tous les périphériques : caméra PTZ (pan tilt zoom), microphones déportés, et éventuellement un moniteur.

Pour plus de qualité, on s'oriente vers les barres de visioconférence. Tout-en-un, elles se fixent au mur. Elles intègrent dans un seul périphérique la caméra, les micros et les haut-parleurs. Discrètes et très performantes, elles peuvent accueillir des technologies révolutionnaires, comme les barres HDL300 de Nureva qui captent l'audio de la réunion comme si on y était.

Enfin, les stations de visioconférence comprennent tout, jusqu'à l'ordinateur. Stands mobiles, elles incluent un moniteur, une caméra, des haut-parleurs et des micros.

Sur cette page, vous pourrez découvrir une sélection très complète de kits, packs et stations de visioconférence pour équiper une salle de réunion de toute taille, de 20m2 à 150m2.

Quel logiciel pour faire une visioconférence ?

Une fois que vous avez le matériel, on va aborder la question de la solution de visioconférence. Rappelons les bases : vous n'avez pas forcément besoin d'installer un logiciel, beaucoup de visioconférences se font maintenant directement dans le navigateur. Cela vous permet facilement de passer d'une solution à l'autre en fonction de vos interlocuteurs.

Pour chaque réunion en visioconférence, il faut une solution commune à tous les participants. Chaque logiciel n'est compatible qu'avec lui-même ! Pour une visioconférence entre collaborateurs, entre amis ou avec la famille, tous devront utiliser la même solution.

Le choix du logiciel est très large, avec des dizaines de solutions. En incluant les solutions grand public, les plus utilisés sont les suivants : Zoom, Google Meet, Skype, Jitsi, Webex ou encore Facebook Messenger.

Faut-il payer pour faire une visioconférence ? Les versions payantes sont nécessaires à partir d'un grand nombre de participants, pour du webinaire et autres conférences avec beaucop de public. Payer vous donne aussi accès à des fonctionnalités comme le cryptage des conversations, des outils collaboratifs ou une durée illimitée des réunions. Pour un panorama plus complet des logiciels de visioconférence professionnels, découvrez ici notre comparatif entre Zoom, Meet, Livestorm, Teams et Webex.
Comment faire une visioconférence gratuite ?

On trouve de nombreux logiciels de visioconférence gratuits et très performants ! Les valeurs sûres sont Google Meet, Skype, Whatsapp ou Zoom.

Whatsapp est un tout petit peu plus contraignant : venu du mobile, il ne propose la visioconférence que sur smartphone. Pour faire une visioconférence sur Whatsapp, tous les participants doivent avoir un compte et doivent avoir installé l'application. Il est néanmoins très pratique pour les familles et les amis.

Zoom, Meet ou Skype proposent tous une version gratuite adaptée à des visioconférences de qualité professionnelle. Notez que seul le créateur ou la créatrice de la réunion doit obligatoirement avoir un compte : les participants pourront aussi utiliser le service sans inscription, depuis un navigateur web, en mode invité.

Comment lancer une visioconférence ?

La méthode pour créer votre réunion en visioconférence dépend du logiciel choisi. Généralement, le processus est intuitif et rapide. Pour l'illustrer, voici 2 exemples : comment créer une visioconférence immédiatement avec Skype, et comment planifier une réunion en vidéo à une date ultérieure avec Google Meet.

Créer une visioconférence immédiatement (avec Skype)

• Depuis la fenêtre du logiciel Skype, cliquez à gauche sur le bouton « Réunion instantanée ».
• Cliquez sur « Organiser une réunion ».
• Une fenêtre s'ouvre avec l'intitulé « Votre réunion est prête ». Si ce n'est pas fait, activez votre caméra et votre micro en cliquant sur les icones correspondantes.
• Si vous le souhaitez, saisissez un titre pour la réunion en visioconférence (par exemple : « Réunion de bienvenue rentrée »).
• Invitez des personnes à la réunion : s'il s'agit de contacts Skype, cliquez sur le bouton « Contacts Skype ». Cliquez sur chacun des contacts à inviter, puis sur « Terminer ».
• Vous pouvez aussi convier des personnes n'ayant pas de compte Skype, en mode invité, sans qu'ils n'aient rien à installer. Cliquez sur « Partager l'invitation », puis sur « Copier le lien ». Envoyer le lien par email ou par chat à chaque personne que vous voulez inviter dans la visioconférence.
• Une fois que vous êtes prêt à commencer, cliquez sur « Démarrer la réunion ».

Note : Vous pouvez démarrer la réunion même si tous les membres ne sont pas connectés. Les invités pourront vous rejoindre à n'importe quel moment après le début de la visioconférence.

Planifier une visioconférence (avec Google Meet)

Google Meet propose un moyen très facile pour planifier une visioconférence à une date ultérieure. Il faut pour cela passer par Google Calendar. Un compte Gmail est nécessaire pour procéder aux étapes ci-dessous.

• Rejoignez votre calendrier Google en vous rendant à cette adresse (ajoutez-là aux favoris !).
• Cliquez sur le jour où se tiendra la visioconférence.
• Un évènement vient d'être créé. Cliquez sur « Préciser l'heure », entrez l'heure de début puis l'heure de fin.
• Cliquez sur « Ajouter une visioconférence Google Meet ».
• Cliquez sur « Ajouter des invités » puis entrez autant d'emails que vous le souhaitez. Chacun d'entre deux recevra une invitation avec un lien à cliquer au moment de la réunion en visioconférence.

Note : vous pouvez convier jusqu'à 100 participants avec Google Meet en version gratuite.

Comment rejoindre/se connecter à une visioconférence existante ?

Si vous voulez rejoindre une réunion en vidéo-conférence, c'est très simple. Depuis votre ordinateur, cliquez simplement sur le lien que vous a envoyé l'organisateur de la réunion. Le lien devrait s'ouvrir tout simplement dans votre navigateur web : c'est le cas lorsqu'on fait une visioconférence avec Skype ou Meet.

Pour d'autres solutions de visio, comme Zoom ou Whatsapp, il faut installer un logiciel ou une appli.

Une fois que vous avez cliqué sur le lien de la réunion, vous devriez vous trouver dans le « lobby » de la réunion en visioconférence. Cette « salle d'attente » sert à vérifier que vos périphériques (caméra et microphone) fonctionnent correctement et sont activés.

Si nécessaire, autorisez-les ou activez-les jusqu'à ce que vous puissiez voir l'image captée par votre propre webcam sur votre écran.

Vous êtes prêt(e) ? Cliquez sur le bouton pour « Rejoindre la réunion » : la visioconférence peut commencer !
Comment se connecter à une visioconférence depuis un smartphone

Pour faire de la visioconférence sur votre téléphone, il faut généralement installer une application. Google Meet, Skype, Whatsapp, Zoom : chaque solution de visio propose une appli pour iOS (iPhone) ou pour Android (les autres marques).

Une fois que vous avez installé l'appli, cliquez sur le lien de la réunion que vous aurez reçu par email ou par chat. Il devrait ouvrir automatiquement l'application. Comme sur ordinateur, vous devriez atterrir dans un « lobby » où vous pouvez vérifier que l'image et le son sont activés. Une fois prêt, vous pouvez rejoindre la réunion !

Comment partager des fichiers en visioconférence ?

Même en réunion virtuelle, il est très facile de se passer des fichiers ou de partager des images. Pour cela, les systèmes de partage sans fil en réunion offrent un niveau élevé de service et une sécurisation des échanges pour les professionnels. C'est notamment ce que propose Mersive Solstice, probablement la solution la plus avancée actuellement. Elle offre une plateforme de collaboration complète, pour vos réunions à la fois physiques et en visioconférence.

En visioconférence, ces hubs de partage sans fil sont vitaux pour les entreprises : ils permettent de continuer d'avoir des réunions productives, y compris avec des travailleurs détachés ou à la maison. Prenant en charge tous les périphériques, ils permettent d'organiser des réunions en visioconférence avec échanges de fichiers, d'image et d'écran - ce qui limite au passage les mails en cascade pour se passer des fichiers après la réunion. C'est la clé pour des réunions vidéo plus dynamiques et collaboratives.
Alors que le télétravail va encore prendre de l'importance cette année, les solutions matérielles vidéo-conférences permettent plus que jamais d'abolir les distances. Spécialiste de la visioconférence, Levenly vous aide à équiper vos salles de réunion et vos collaborateurs déportés pour avoir une image et un son parfaits ! Découvrez toutes nos solutions en nous contactant à cette adresse ou par téléphone, nos conseillers se feront un plaisir de vous fournir un devis gratuit et des orientations personnalisées.
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