Systèmes de visioconférence : comment bien choisir son matériel ?

La visioconférence en entreprise est à son apogée ! On n'a jamais eu autant besoin de faire communiquer et travailler les collaborateurs à distance.

Publié le Mardi 01 Décembre 2020 par SALLE DE RÉUNION, VISIO CONFÉRENCE, CONSEILS, PROFESSIONNELS

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Dans le même temps, la fibre et les modèles de caméra, micros et écrans de visioconférence permettent d'avoir un son et une image de très haute qualité, sous la forme de systèmes invisibles et parfaitement intégrés à vos salles de réunion.

Bien choisir son système de visioconférence, c'est l'occasion d'abolir les distances entre les collaborateurs et de libérer la productivité. Comment être sûr que le matériel choisi permette cela ? On vous dit tout dans ce guide d'achat !
Comment équiper une salle de réunion pour la visioconférence ?
Salle de réunion équiper d'une solution en Visioconférence Professionnelle

Comment équiper une salle de réunion pour la visioconférence ?

1. Qualité audio et vidéo

Un bon système de vidéoconférence ne doit pas se faire remarquer, excepté par sa qualité ! Pour oublier qu'on est loin de ses collègues, il y a deux critères de choix incontournables : un bon affichage et un son parfait.

La qualité audio et vidéo de votre kit de visioconférence repose sur le choix des matériels. Ecran de visioconférence, caméra, micros, haut-parleurs... Le choix est facilité si vous passez par un intermédiaire spécialisé dans les équipements professionnels comme Levenly.

Seule la qualité du système de visioconférence a le pouvoir d'abolir les distances ! Pour un compromis parfait entre simplicité et qualité, la plupart des pros se tournent vers des kits de visioconférence - ou mieux, des barres tout-en-un qui intègrent caméra, micros et haut-parleurs.

2. Nombre de personnes

Combien de personnes vont utiliser le système de visioconférence, au maximum ? Le second critère de choix, c'est bien le nombre de participants. Cela peut aller d'une à deux personnes devant un ordinateur avec webcam Full HD, aux réunions connectées en visioconférence avec 5, 10, 20 personnes (ou plus !).

Selon le nombre de personnes, vous pourrez vous orienter vers des kits et systèmes intégrés, de la simple webcam aux ensembles les plus complets.

Comment équiper les plus grandes salles de réunion pour la visioconférence ? Par exemple, pour plus de 10 personnes et pour une qualité maximale, on va multiplier les caméras de captation en visioconférence (3 ou 4 caméras), et disposer un affichage grand écran ou vidéoprojecteur. La diffusion est idéalement assurée par un système de sonorisation pour salle de réunion, intégré dans les murs et discret.

Enfin, pour les grandes réunions, le plus important est la captation audio dans toute la pièce (par micros ou systèmes d'audioconférence), pour que personne ne se sente à l'écart de la conversation.

3. Intégration à la salle de réunion

Le 3ème critère de choix, c'est le degré d'intégration du matériel dans la salle de réunion ! Idéalement, il se fait discret et facile d'accès.

Pour réduire le prix de son système de visioconférence, on peut opter pour des kits qui se déploient en quelques minutes, à poser.

Pour plus de discrétion et d'ergonomie, on va plutôt opter pour des systèmes de visioconférence invisibles (ou presque) dans des salles de réunion high tech. C'est le moyen d'obtenir une productivité maximale, ce qui en fait une solution très rentable à long terme.

Il existe de nombreux moyens d'intégrer la visioconférence à vos salles de réunion. Cela peut passer par une sono intégrée aux murs, des supports pour écrans et vidéoprojecteurs, des dispositifs escamotables, des barres de visioconférence, etc...

4. Ergonomie et outils de partage

La qualité de l'ergonomie est décisive pour la productivité. D'une part, on peut aller vers des systèmes de visioconférence plug'n'play, toujours opérationnels. Il suffit d'apporter son ordinateur pour commencer la réunion, tous les périphériques sont prêts : c'est le BYOM, ou bring your own meeting.

L'ergonomie, c'est aussi la manière dont vous interagissez avec l'affichage et le flux de communication. Pointeurs, écrans tactiles, combinés... Il existe de nombreux outils de productivité à prendre en compte dès la conception du système.

Les meilleurs systèmes de visioconférence incluent le partage d'écran, de contenu et de documents. Des solutions comme Mersive ou Clickshare fonctionnent comme des plateformes interactives, permettant à tout le monde de participer à la visioconférence. Elles facilitent notamment le partage de contenu entre les ordinateurs et le display de la réunion.

De quoi se compose un système de visioconférence ?

On passe en revue les différents types de matériel pour équiper une salle de réunion. Le système de visioconférence se compose d'écran, de micros, de caméras, d'un système de diffusion audio et d'outils de partage. Chaque catégorie vous offre beaucoup de choix en fonction du nombre de participants et de la qualité recherchée.

1. Ecrans de visioconférence (ou vidéoprojecteur)

L'écran vidéo de visioconférence est décisif pour la qualité de vos réunions à distance. La taille requise est directement liée au nombre de participants. Dans la plupart des cas, l'affichage sera assuré par le moniteur de la salle de réunion.

Les systèmes de visioconférence peuvent reposer sur deux écrans : un pour le partage de contenu, et un autre pour voir les collaborateurs à distance. Pour aller plus loin, de nombreuses configurations sont possibles : écrans géants, vidéoprojecteur pour visioconférence, dalle vidéo... De quoi équiper des réunions avec plus de 10 participants tout en maintenant un confort visuel.

L'écran peut aussi inclure des options d'interactivité : écrans tactiles, tableaux interactifs...

Enfin, il faut souligner l'importance de l'intégration de l'écran de visioconférence à la salle de réunion. Il existe de nombreux supports au sol pour écran simples ou doubles, fixations murales, écrans sur trépieds, toiles de vidéoprojection, supports escamotables, etc...

2. Caméra pour visioconférence

La captation vidéo de la visioconférence repose sur la qualité des caméras. C'est un critère fondamental : une haute résolution d'image permet de faire passer plus de communication non verbale. Cela provoque une plus grande proximité et des réunions plus humaines, moins stressantes.

Voici quelques solutions de caméras pour visioconférence, des plus petites salles aux plus grandes :
• Webcam Full HD
• Caméra très grand angle
Caméras PTZ (pan tilt zoom)
• Caméras à cadrage automatique
• Caméras intégrées aux barres de visioconférence

3. Haut-parleurs

La diffusion sonore peut aller du simple casque audio pour visioconférence aux systèmes de sono pour salles de réunion, en passant par les enceintes bluetooth portables.

Pour une qualité maximale, les systèmes de sono intégrés dans les murs sont les plus efficaces. Pour un compromis entre qualité et facilité d'installation, les barres de visioconférence offrent une qualité très élevée : elles se fixent au mur et proposent de multiples haut-parleurs pour une qualité audio et un angle de diffusion complet.

4. Micros pour visioconférence

La captation audio est peut-être la catégorie la plus diversifiée. Elle réunit de nombreux types de modèles, en fonction de la qualité requise et du nombre de participants :

• Micros centraux de type « pieuvres » (4-5 participants)
• Micros déportés de type pods
Micros pupitres
• Barres de visioconférence avec micros intégrés
Systèmes d'audioconférence à micros virtuels

En particulier, les systèmes d'audioconférence représentent la principale innovation des salles de réunion de ces dernières années. Ils proposent la captation audio intégrale de la pièce à partir d'un dispositif unique à fixer au mur (Nureva HDL300) ou au plafond (TCC2 de Sennheiser).

Plus besoin de parler en direction du micro, chacun peut parler librement dans la direction qu'il souhaite. Ces systèmes d'audioconférences fonctionnent à partir de micros virtuels ou de faisceaux de captation automatiques. Très évolutifs, ils permettent de sonoriser de 5 à 30 personnes dans une réunion en visioconférence.

5. Partage de contenu (en option)

En plus des flux audio et vidéo, les systèmes de visioconférence sont associés à des solutions de partage de contenu, indispensables à la productivité. Ils consistent en des appareils plug'n'play, sans câbles, pour partager le contenu de son ordinateur sur l'écran de la visioconférence. Les solutions les plus réputées pour leur ergonomie sont Mersive ou Clickshare de Barco.
Les solutions intégrées et kits de visioconférence
Salle de réunion équipé d'une solution visioconférence avec doubles moniteurs vidéos de présentations

Les solutions intégrées et kits de visioconférence

Bien sûr, il n'est pas obligatoire d'acheter chaque élément séparément ! Ci-dessous, on vous présente les solutions intégrées, tout-en-un et autres kits qui vous permettent d'équiper une salle de réunion pour la visioconférence.

Kits de visioconférence

Les kits de visioconférence sont la solution la plus rapide pour équiper une salle de réunion. Très accessibles, modulaires, ils peuvent être installés le temps d'une réunion, posés au centre de la table ou fixés.

Ces kits de base incluent essentiellement les périphériques de captation audiovisuelle (caméra PTZ de visioconférence, micros), et éventuellement des interfaces pour piloter la visioconférence. L'affichage n'est alors pas inclus, ces kits étant conçus en complément d'un moniteur pour salle de réunion.

Barres de visioconférence

Les barres de visioconférence vous procurent les avantages d'un système tout-en-un de très grande qualité. D'un seul tenant, elles se fixent au mur, sous l'écran ou le moniteur vidéo. Très design, elles renferment à la fois des microphones et une série de haut-parleurs, et éventuellement une caméra. Un peu plus chères que les kits, elles offrent un confort audio supérieur et des caméras pouvant aller dans des définitions très hautes.

Stations de visioconférence

Les stations sont des ensembles tout-en-un qui incluent même le moniteur, sous la forme d'un support au sol surmonté d'un écran. Ce stand se compose ainsi d'un mini-ordinateur, d'un moniteur large, d'une caméra, de haut-parleurs et de micros. Vous pouvez les placer dans n'importe quelle pièce pour en faire une salle de visioconférence.

Quel est le prix d'un système de visioconférence ?

Le prix d'un système de visioconférence professionnel peut être extrêmement varié ! Comme on l'a vu, chaque catégorie peut faire intervenir des solutions très diverses, de la simple webcam aux systèmes de téléprésence intégrés avec multiples caméras 4K, dalles vidéo, etc...

De manière générale, la fourchette de prix pour un kit complet de visioconférence va de 2.000€ à 10.000€. L'essentiel des budgets évolue dans ces ordres de grandeur. On peut même descendre à 1000€ si votre salle de réunion est déjà équipée d'un système de diffusion audio et d'un moniteur.
Un retour sur investissement proportionnel

Dans tous les cas, la dépense engagée pour votre un système de visioconférence est à mettre en parallèle des gains pour l'entreprise. Les progrès de la productivité des réunions et des groupes de travail à distance en font un investissement toujours rentable.

L'installation de la visioconférence permet aussi de réaliser des économies au niveau des voyages évités. En remplaçant ses réunions en présentiel par des sessions en visioconférence, on dépense d'autant moins en billets d'avion et en frais de déplacement... Pour ces raisons, quel que soit le prix du système de visioconférence, il peut être amorti assez rapidement.
Vous voulez en savoir plus sur les systèmes de visioconférence ? Vous pouvez consulter l'ensemble des modèles à destination des professionnels, triés sur le volet par Levenly. Si vous souhaitez un accompagnement personnalisé pour choisir vos modèles, n'hésitez pas à consulter nos experts et obtenez un devis sur mesure en fonction de la qualité recherchée et le nombre de participants, via notre page de contact !
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