Bien choisir son système de visioconférence, c'est l'occasion d'abolir les distances entre les collaborateurs et de libérer la productivité. Comment être sûr que le matériel choisi permette cela ? On vous dit tout dans ce guide d'achat !

Comment équiper une salle de réunion pour la visioconférence ?
1. Qualité audio et vidéo
La qualité audio et vidéo de votre kit de visioconférence repose sur le choix des matériels. Ecran de visioconférence, caméra, micros, haut-parleurs... Le choix est facilité si vous passez par un intermédiaire spécialisé dans les équipements professionnels comme Levenly.
Seule la qualité du système de visioconférence a le pouvoir d'abolir les distances ! Pour un compromis parfait entre simplicité et qualité, la plupart des pros se tournent vers des kits de visioconférence - ou mieux, des barres tout-en-un qui intègrent caméra, micros et haut-parleurs.
2. Nombre de personnes
Selon le nombre de personnes, vous pourrez vous orienter vers des kits et systèmes intégrés, de la simple webcam aux ensembles les plus complets.
Comment équiper les plus grandes salles de réunion pour la visioconférence ? Par exemple, pour plus de 10 personnes et pour une qualité maximale, on va multiplier les caméras de captation en visioconférence (3 ou 4 caméras), et disposer un affichage grand écran ou vidéoprojecteur. La diffusion est idéalement assurée par un système de sonorisation pour salle de réunion, intégré dans les murs et discret.
Enfin, pour les grandes réunions, le plus important est la captation audio dans toute la pièce (par micros ou systèmes d'audioconférence), pour que personne ne se sente à l'écart de la conversation.
3. Intégration à la salle de réunion
Pour réduire le prix de son système de visioconférence, on peut opter pour des kits qui se déploient en quelques minutes, à poser.
Pour plus de discrétion et d'ergonomie, on va plutôt opter pour des systèmes de visioconférence invisibles (ou presque) dans des salles de réunion high tech. C'est le moyen d'obtenir une productivité maximale, ce qui en fait une solution très rentable à long terme.
Il existe de nombreux moyens d'intégrer la visioconférence à vos salles de réunion. Cela peut passer par une sono intégrée aux murs, des supports pour écrans et vidéoprojecteurs, des dispositifs escamotables, des barres de visioconférence, etc...
4. Ergonomie et outils de partage
L'ergonomie, c'est aussi la manière dont vous interagissez avec l'affichage et le flux de communication. Pointeurs, écrans tactiles, combinés... Il existe de nombreux outils de productivité à prendre en compte dès la conception du système.
Les meilleurs systèmes de visioconférence incluent le partage d'écran, de contenu et de documents. Des solutions comme Mersive ou Clickshare fonctionnent comme des plateformes interactives, permettant à tout le monde de participer à la visioconférence. Elles facilitent notamment le partage de contenu entre les ordinateurs et le display de la réunion.
De quoi se compose un système de visioconférence ?
1. Ecrans de visioconférence (ou vidéoprojecteur)
Les systèmes de visioconférence peuvent reposer sur deux écrans : un pour le partage de contenu, et un autre pour voir les collaborateurs à distance. Pour aller plus loin, de nombreuses configurations sont possibles : écrans géants, vidéoprojecteur pour visioconférence, dalle vidéo... De quoi équiper des réunions avec plus de 10 participants tout en maintenant un confort visuel.
L'écran peut aussi inclure des options d'interactivité : écrans tactiles, tableaux interactifs...
Enfin, il faut souligner l'importance de l'intégration de l'écran de visioconférence à la salle de réunion. Il existe de nombreux supports au sol pour écran simples ou doubles, fixations murales, écrans sur trépieds, toiles de vidéoprojection, supports escamotables, etc...
2. Caméra pour visioconférence
Voici quelques solutions de caméras pour visioconférence, des plus petites salles aux plus grandes :
• Webcam Full HD
• Caméra très grand angle
• Caméras PTZ (pan tilt zoom)
• Caméras à cadrage automatique
• Caméras intégrées aux barres de visioconférence
3. Haut-parleurs
Pour une qualité maximale, les systèmes de sono intégrés dans les murs sont les plus efficaces. Pour un compromis entre qualité et facilité d'installation, les barres de visioconférence offrent une qualité très élevée : elles se fixent au mur et proposent de multiples haut-parleurs pour une qualité audio et un angle de diffusion complet.
4. Micros pour visioconférence
• Micros centraux de type « pieuvres » (4-5 participants)
• Micros déportés de type pods
• Micros pupitres
• Barres de visioconférence avec micros intégrés
• Systèmes d'audioconférence à micros virtuels
En particulier, les systèmes d'audioconférence représentent la principale innovation des salles de réunion de ces dernières années. Ils proposent la captation audio intégrale de la pièce à partir d'un dispositif unique à fixer au mur (Nureva HDL300) ou au plafond (TCC2 de Sennheiser).
Plus besoin de parler en direction du micro, chacun peut parler librement dans la direction qu'il souhaite. Ces systèmes d'audioconférences fonctionnent à partir de micros virtuels ou de faisceaux de captation automatiques. Très évolutifs, ils permettent de sonoriser de 5 à 30 personnes dans une réunion en visioconférence.
5. Partage de contenu (en option)

Les solutions intégrées et kits de visioconférence
Kits de visioconférence
Ces kits de base incluent essentiellement les périphériques de captation audiovisuelle (caméra PTZ de visioconférence, micros), et éventuellement des interfaces pour piloter la visioconférence. L'affichage n'est alors pas inclus, ces kits étant conçus en complément d'un moniteur pour salle de réunion.
Barres de visioconférence
Stations de visioconférence
Quel est le prix d'un système de visioconférence ?
De manière générale, la fourchette de prix pour un kit complet de visioconférence va de 2.000€ à 10.000€. L'essentiel des budgets évolue dans ces ordres de grandeur. On peut même descendre à 1000€ si votre salle de réunion est déjà équipée d'un système de diffusion audio et d'un moniteur.
L'installation de la visioconférence permet aussi de réaliser des économies au niveau des voyages évités. En remplaçant ses réunions en présentiel par des sessions en visioconférence, on dépense d'autant moins en billets d'avion et en frais de déplacement... Pour ces raisons, quel que soit le prix du système de visioconférence, il peut être amorti assez rapidement.